Digitales Dokumentenmanagementsystem von ABACUS

Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und andere Dokumente füllen ganze Regalmeter, Aktenschränke und Archive. Ein Griff – und die zeitraubende Suche geht los. Wer wünscht es sich nicht: Die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort – schnell und einfach.

Mit dem ABACUS DMS-Modul haben Sie schnellen Zugriff auf den gesamten Dokumentenbestand – ohne lange suchen zu müssen. Die automatische Volltextindexierung vereinfacht die Suche nach Dokumenten oder Buchungen mit beliebigen Stichworten. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz durchsucht und verwaltet werden. Sie sparen so nicht nur Zeit und Kosten, sondern optimieren zudem interne Abläufe, Durchlauf- und Suchzeiten, etwa durch automatisierte Freigabe- und Abrechnungsprozesse.

• Minimale Suchzeiten, maximale Transparenz
• Ständige Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente und Belege
• Optimierung von Arbeitsabläufen
• Zentrale, strukturierte, revisionssichere Archivierung

Mit dem ABACUS DMS erreichen Sie maximale Transparenz über Daten und Informationen, denn die digitalisierten Originalbelege sind den jeweiligen Transaktionen direkt zugeordnet. Ein Klick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird direkt angezeigt. Diese Technik ermöglicht einen lückenlosen Belegnachweis. Digitale Signaturen garantieren die Authentizität der Daten.

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb. Oder ein cleveres Dokumentenmanagement.

• Kein manueller Aufwand für Ablage und Suche
• Lückenlose Organisation und Ordnung der Daten
• Scannen von Originaldokumenten und direkte Verbuchung über Inboxen
• Originalansicht gescannter Dokumente am Bildschirm
• Schaltfläche Archiv / Dossier für direktes und einfaches Ablegen des bearbeiteten Dokumentes
• Automatisierte Ablage von E-Mails in Dossiers und Archiven
• Automatisches Speichern von ABACUS-Dokumenten, Bilanzen, Belegen usw. in Archiven durch Voreinstellungen
• Einfache und schnelle Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten
• Zeitsparend durch Online-Zugriff auf Daten
• Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe und verbesserte Kommunikation
• Zugriffsrechte schützen klassifizierte Dokumente
• Elektronische Signatur garantiert die Authentizität

• Zeitsparendes scannen von Dokumenten wie Rechnungen oder Bestätigungen mittels Barcodeetikette oder im Dialog via integrierter Inbox
• Gescannte Belege werden automatisch den relevanten Geschäftsfällen zugeordnet
• Einfaches Auffinden von Originalbelegen
• Elektronische Signatur garantiert Unveränderlichkeit nach Verarbeitung
• Umfassende Kontrollmöglichkeiten während der Verarbeitung von Belegen

• Automatisches speichern von erstellten Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen, Bilanzen, Reports ins die gewünschte elektronische Akte (Dossier) und / oder ins Archiv
• Automatisches Speichern einer Kopie, z.B. der Lohnabrechnung, ins jeweilige Mitarbeiterdossier
• Drag & Drop von Dokumenten ins gewünschte ABACUS-Archiv aus Windows-Explorer
• Speichern von Dokumenten direkt aus Microsoft Office-Programmen (Office Plugin)
• Inhalte aus Dossiers kontrolliert in jahresabhängige Archive auslagern
• Archivierte Dokumente können nicht mehr gelöscht werden und sind unveränderbar gespeichert gemäß gesetzlichen Vorschriften

• Sicherstellung von Authentizität und Integrität der Dokumente und Auswertungen, die in der ABACUS Software erstellt wurden
• Digitale elektronische Signatur (Public Key Verfahren) gemäß gesetzlichen Anforderungen

• Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und Dokumente in den Archiven und Dossiers
• Einsicht und Zugriff auf die gespeicherten Originaldokumente durch die Benutzerverwaltung geregelt

• Doppelklick auf eine Buchung in Auswertungen der Finanzsoftware, um zugeordneten Originalbeleg sofort anzuzeigen (lückenloser Belegnachweis)